Office Manager
24-32 uur p/w | Periode: Maart 2025 – Oktober 2025 | Utrecht | Tijdelijk contract of freelance
Bij Lab Digital werken we elke dag aan innovatieve digitale oplossingen voor toonaangevende merken. Ons kantoor is meer dan alleen een werkplek: het is een plek waar collega’s (85+), klanten en partners samenkomen en zich welkom voelen. Voor de periode van maart tot oktober 2025 zoeken we een tijdelijke Office Manager ter vervanging tijdens een zwangerschapsverlof. In deze rol zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt, het kantoor straalt, en iedereen zich gehoord en geholpen voelt. Ben jij startklaar en in staat om deze overgang (bijna) geruisloos te laten plaatsvinden?
Als Office Manager bij Lab Digital ben jij de drijvende kracht achter onze dagelijkse kantooroperatie en een onmisbare schakel voor collega’s, gasten en leveranciers. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Daarnaast heb je een scherp oog voor detail als het gaat om administratie en assetmanagement. Jij hebt écht ownership over alles wat je doet en speelt een cruciale rol in het creëren van een fijne werkomgeving.
Jouw verantwoordelijkheden op een rij:
Hospitality & kantoorbeheer: Aanspreekpunt voor gebouwbeheer, schoonmaak, plantenverzorging en technische ondersteuning. Je zorgt ervoor dat het kantoor altijd representatief is en de voorraad (van koffie tot kantoorartikelen) altijd up to date is.
Receptie & gastvrijheid: Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en collega’s, neemt telefoontjes aan en beheert vergaderruimtes.
Administratie: Beheer van verlof- en verzuimregistratie, wagenpark, parkeersysteem en contracten met leveranciers.
Start en vertrek medewerkers: Nieuwe collega’s ontvangen een warm welkom en administratief zorg je dat alles geregeld is. Hetzelfde voor vertrekkende collega’s.
Persoonlijke aandacht en vieringen: Van verjaardagen tot jubilea en teamuitjes, jij regelt het.
Assetmanagement: Beheer van laptops, telefoons en andere apparatuur.
Jij bent een geboren regelaar met oog voor precisie. Je hebt een proactieve houding, bent zelfstandig en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken. Hospitality zit in je DNA: je maakt graag anderen blij en voelt feilloos aan wat nodig is om alles soepel te laten verlopen. Daarnaast ben je communicatief sterk, zowel in het Nederlands als in het Engels, en weet je hoe je overzicht houdt in een dynamische omgeving.
Jij bent iemand die:
Van nature gastvrij is en altijd klaarstaat om anderen te helpen.
Ervaring heeft in een vergelijkbare rol en direct kan instappen.
Zelfstandig kan werken, maar ook makkelijk schakelt met collega’s en leveranciers.
Administratief sterk is en processen gestructureerd kan beheren.
Altijd nét dat stapje extra zet om alles tot in de puntjes te regelen.
Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol in een dynamische omgeving.
Beschikbaar idealiter vanaf 1 maart t/m 1 oktober (24-32 uur per week) om te werken op ons kantoor in Utrecht Leidsche Rijn.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van Engels.
Ervaring met office management en administratie.
Ervaring met het beheren van leveranciers en contracten.
Beschikbaar voor een tijdelijk contract of als freelancer.
Voldoe je niet aan 100% van de functie-eisen? Wij geloven in de kracht van diverse teams en moedigen je aan om toch te solliciteren en ons jouw potentieel te laten zien.
Start salaris van in ieder geval € 3.000 en afhankelijk van ervaring maximaal € 3.500 op basis van een full-time dienstverband.
25 vakantiedagen en een gunstige pensioenregeling
Geen concessies op spullen die je nodig hebt om je werk goed te doen waaronder laptop.
Werk moet leuk zijn, inhoudelijk en ook met elkaar. We kijken graag samen met jou naar je ambities en helpen je om deze waar te maken.
Deze functie wordt niet vervuld via recruiters of derde partijen.
"Met de groei van zowel de organisatie als de projecten en de technische uitdagingen die we mogen oplossen, vinden wij het des te belangrijker om oog te houden voor de mens. Daar zit uiteindelijk de kracht van Lab Digital."
Michael, VP of Engineering
Er werken op dit moment 80+ collega's bij Lab Digital. Benieuwd wie je collega's worden? Bekijk dan de profielen van Kim, Vivianne, Elze en Menno.
Ben jij de persoon waar wij naar opzoek zijn?
Solliciteer dan op deze functie en we spreken je graag.
Lab Digital werkt voor het invullen van deze functie niet met derde partijen.
